Где надежно хранить конфиденциальные документы компании?

У каждой организации есть бумаги, которые должны быть защищены от посторонних глаз. Это сведения, содержащие коммерческую тайну, личные данные сотрудников и другую подобную информацию.

Поэтому перед каждой компанией встает вопрос, как организовать архивное хранение конфиденциальных документов, как сделать так, чтобы бумаги были не только в полном порядке, но и под надежной защитой?

Есть два пути решения этой задачи: внеофисное хранение или создание полноценного архива внутри компании. Рассмотрим каждый из них.

Внеофисное хранение документов

Для того, чтобы отправить документы на внеофисное хранение, компании нужно заключить договор с профессиональным архивохранилищем. Так называют помещения, специально созданные и полностью оборудованные для хранения бумаг.

Такой подход имеет сразу несколько важных преимуществ:

• защита документов от разного вида повреждений, так как хранилища оборудованы системами пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения, внутри поддерживается необходимый уровень влажности, температуры, освещенности, должная чистота и защита от различных биологических организмов;
• защита бумаг от доступа посторонних — для этого используется система охранной сигнализации, кодирования данных и запрета на доступ в помещение лиц, не включенных руководителем организации в специальный список;
• полная архивная обработка документов и сопровождение, то есть все бумаги будут в идеальном порядке;
• возможность освободить место в компании или не арендовать лишние помещения под архив.

Создание архива в компании

Если же вы по какой-то причине не хотите отправлять бумаги на внеофисное хранение, то можно озадачиться созданием архива на предприятии.

Для этого вам придется самостоятельно или с помощью профессионалов провести полную архивную обработку документов, то есть определить, необходимо ли их хранить и как долго, правильно рассортировать и утилизировать ненужное.

На следующем этапе все документы, подлежащие хранению, нужно разложить в специальные папки, создавая каталог, а желательно еще и электронный архив (это существенно облегчит жизнь в дальнейшем).

И, наконец, подготовить сухое, прохладное помещение, защищенное от дневного света, разместить в нем металлические стеллажи, а затем — разместить на них папки с документами.

В завершении нужно назначить ответственное лицо, которое будет следить за сохранностью и пополнением архива. Помните, что в помещение не должны входить все желающие, ключ должен быть у руководителя и ответственного сотрудника.